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シュレッダー、賢く使って情報保護

      2016/09/27

私は小さな会社に勤めています。会社では営業に関わる秘密情報など保護しなければならない情報も取り扱います。それらの情報にはライフサイクルがあり役目を終えたら処分しなければなりません。そのまま保持し続けるのは漏えいや流出などのリスクを伴うからです。重要な情報の漏えい・流出は会社の存続にも関わる事件ですので絶対に避けなければなりません。

保護すべき情報を含む内容が紙を媒体とする場合は、専門の業者と契約して廃棄処理依頼するか、自ら廃棄処理するかです。私の会社では業者を雇う余裕は無いのでシュレッダーで細断し廃棄しています。シュレッダーは家庭用のものから業務用、静音設計のもの、紙を投入するとセンサーで自動的に細断をスタートするもの、CDやカード類も粉砕できるものなどいろいろありますね。

今使っているのは3代目で家庭用の低価格のものです。私の会社では年間数千枚ほど廃棄していますが、数枚重ねても大丈夫な仕様であるにもかかわらず実際は1枚ずつでないとスムーズにいきません。また梅雨時など湿度が高いと紙が湿気を吸って詰まり易くなり作業性が悪くなってしまいますし、一定時間使い続けると自動停止ししばらく使えなくなってしまいますが、工夫もしながら何とか枚数をこなしている状況です。

以前使用していた業務用のものはパワーがあり上記のようなことはありませんでしたが、静音設計ではなく音がうるさかったため離れた場所へ設置しなければなりませんでした。低予算だと全てを満足するものは見当たりませんので、何かを我慢し何らかの工夫もしながら上手に使う必要があります。当然のことながら会社で使うには業務用で静音設計のものがよいですね。

最後に情報保護のための工夫を一つご紹介。粉々に粉砕するようなタイプだとよいのですが、低価格のものだと行の向きと水平に細断しまう場合があり細断後も行単位では読み取れてしまう可能性があるので、紙を少し傾けて投入するとそれを防ぐことができます。




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